OA系统改变工作方式
OA系统可以使鼎利人的日常工作更加简洁方便,鼎利人在保证工作品质的同时快速完成工作,同时方便各部门可以更好地采集与处理信息,从而节约时间提升工作效率。效率作为公司五大核心价值观之一,个人效率的提升可以使公司整体运行效率成倍提高,这样就能快速达成任务目标,有助于公司战略的更好的完成。
1、当初为什么要使用OA系统?
初衷是提升效率,当然现在OA的功能更加多元化。从2008年,公司开始调整战略,人员数量进入一个前所未有的高速增长期。在2006年底,工程服务类人员还不到30人;而2008年中期,人员数量已突破150人。那么,如果仍采用传统的人工后台支撑的管理方法,对于后端的管理(人员管理、项目成本核算,人员借款和报销管理)将承受着巨大的处理压力。后来,通过相关的'调研,公司领导在2008年即同意立项开始OA开发,并且第一个开发的业务模块就是费用借款及报销。
没有OA系统前,当员工需要出差借款及报销时,只能通过写邮件向部门领导发起申请,各级领导邮件回复同意后,将邮件抄送财务部。完成邮件审批后,员工再前往财务部填报和签署借款单,并在财务完成手工记账后,最后领取现金或由出纳通过网银支付。而当出差完成,进行报销的时候,也需遵循同样的流程:员工填报Excel版的出差费用表,经部门领导审批后,提交财务部处理。财务部再根据员工欠款及报销情况,手动进行抵冲借款或直接报销。如此下来,整个过程不但繁琐,而且容易出错。
2、OA系统对提升效率有哪些好处?
上述已经说明了简化流程节约时间的好处,还有就是实现流程的固化,实现数据归集,形成各类型的统计报表,以及进行自动预警等。这样能将后台人员、管理人员从繁杂的数据统计中解脱出来,将精力更集中于对具体事情的处理和优化上,这样也从另一层面看,减少了管理成本,提升了管理效率。
3、OA系统为什么是自主研发,而非直接购买?
因为世纪鼎利本身属于一个研发型的公司,而且当时外部可选的OA系统并不多,所以公司决定自己开发。当时开发的初衷,也就是为了解决最迫切的员工借款、报销问题,以及基本的请休假、公告等功能。可是,随着公司的壮大发展,各类业务操作也亟待通过IT化来实现流程固化及效率提升,于是,HR(人力资源类)、ERP(供应链类)、PMS(合同及项目类)等各类系统被逐个开发出来。
同时,OA系统对于效率的提升是显而易见的,比如借款、报销,2008年时,服务部做过一个测算:对应前方30个服务人员,后方得配备1个专职后台处理人员。那么按2008年150个前方人员计,则后台得配置5人;而到现在,服务部人员近1500人,而只与费用类相关后台端人员,还不到5人。
此外,因公司的信息化系统,一直都是使用自行开发的方式,所以在功能设计上,可以完全做到“私人订制”。以项目系统为例:目前项目系统除遵循PMP体系及微软Project的相关标准外,还能结合鼎利一直以来的项目管理特色(如员工日志管理、项目周报等),以及与各类型费用、支付系统进行对接,以实现信息的高度整合。
4、未来OA系统的发展趋势是什么?
其实目前世纪鼎利的OA系统已不再是一个单纯的OA系统,现在已经转变成一个由多元化系统整合而成的大型信息化系统。而对于未来,仍将有着较多方面需要提升及优化:
1)实现集团化体系及管控,因公司目前旗下已由多板块、多个子公司组成,不同的板块、公司下,对于权限及功能均有不同的需求。
2)打通原来各模块间的“断头路”,实现各模块间的数据联通。
3)基于BI,实现流程、业绩结果的呈现,将纯人工统计的操作实现IT化;并实现各类数据自动化预警。
4)逐步增加手机端的应用,以实现移动办公。
5)数据运算及存储逐步实现向云端转化。
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