文秘人员如何提高公文质量
提高文稿质量,是党政机关工作人员特别是秘书工作者必须解决好的重要问题。从某种意义上说,文稿质量反映机关的工作水平,决定个人的成长进步。提高文稿质量,需要长时间和多方面努力。
文成于思
这里的“思”,包括提高思想高度与把握思考角度。思想高度,是指我们平常所说的思想性,它是文稿的灵魂,是文稿写作成败的关键。对一篇好的文稿,人们往往会有“高屋建瓴、思想深刻、立意高远”等评价,这是因为它有思想高度。一篇没有思想性的文章,往往显得平平淡淡、苍白无力。把握思想高度,要注意这几点:
一要准确把握主题。一般来说,一篇文稿最好突出一个主题,通篇围绕一个中心来展开,防止“四面出击”。主题不应太宏观、太久远,而要“以我们正在做的.事情为中心”,具有较强的针对性。
二要认真提炼观点。主题确定以后,要有观点来支撑。观点要紧紧围绕主题,从不同侧面来论述。观点应是理论与实践相结合的产物,有新意、有见解,不是一般化的泛泛而谈。
三要深入进行论述。观点就如同一个骨架,需要补充有血有肉的东西,所以还要加以深入论述。论述是否精辟,不在于文字多少,而在于是否到位,古语所说“隔靴搔痒赞何益,入木三分骂亦精”,就是这个道理。深入进行论述,具体来说,就是要有权威性,善于运用马克思主义中国化的理论成果;有辩证性,运用哲学思维,具有思辨色彩;有对比性,前后左右、横向纵向进行对比,学会用数字说话;有例证性,列举典型事例,用事实说话。
文成于细
美国首都华盛顿郊区有个叫“小华盛顿”的酒店,规模不大,但人均效益却是全美第一。它服务细致到什么程度呢?比如客人一进门,就有专门的心理师来测试心情指数,看客人今天高兴还是不高兴。对心情指数偏低的顾客,总经理就会出面,给客人赠送红酒,然后领客人参观厨房,客人心情好转了,消费自然会增加。正因为这个酒店无与伦比的细致服务,所以创造了全美第一的人均效益。
同样,要提高文稿质量,就要提高文稿的精细化水平。最重要的是增强责任意识,特别是要树立“最后一道关口”的意识。不要因为忙或累,或者自己不是最后的“关口”,就轻易把错误放过去,不能因为身后还有运转环节就粗心大意,要始终做到高度负责。
文成于改
好文章是改出来的。一稿就通过、一稿就成为精品的文章不是没有,但为数极少,多数文章要经过反复修改、不同环节修改才能成功。
如何修改,大体应当把握这几个关口:
一要把好内容关。要注意主题是否鲜明,观点是否正确,能不能立得住,文题是否相符,有没有无病呻吟、节外生枝等现象。
二要把好文字关。主要看表述是否准确,语言是否流畅,文字是否清楚、简洁。要留意括号、引号里的东西,因为这些较容易被忽视。引用东西一定要引对,不要让改稿的人亲自去核对,这样会增加其工作量,同时别人对你的责任意识也会产生怀疑。运用的数据、事例、标点符号准不准,字、词、句有没有毛病,这些都要注意。有人把犯这些文字上的“小”错误叫做“小儿科”错误,就是说很不应该犯的错。试想,如果一个公文的字词、标点、所引数据有误,会是什么效果?
三要把好格式关。这个问题要注意正反两个方面:一方面,文无定法,形式要服从内容;另一方面,文有规矩,格式也是必须强调的。比如序号如何规范,汉字、阿拉伯数字怎么用;比如字号要求,黑体、楷体、宋体的用法和顺序等,都要按规范使用。此外,文稿运转前要仔细检查装订、清点页码等,防止出错。
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