单证员工作内容有哪些

外贸单证是指进出口业务中使用的各种单据和证书，买卖双方凭借这些单证来处理货物的交付、运输、保险、商检和结汇等凭证。下面由小编为大家整理的单证员工作内容，欢迎大家点击查看。

出口单证工作的内容主要包括：审证、制单、审单、交单和归档等五大方面。单证工作总的要求是：“单内一致、单证一致、单单一致和单货一致”。其中，“单内一致”是单据内同类项目保持一致;“单证一致”是指外贸单据与信用证保持一致;“单单一致”是指各种单据之间保持一致;“单货一致”是指单据中所描述的货物与实物保持一致。

　　1.审证

出口商在收到买方开来的信用证后lh通知行和出口商分别进行审证。其中，通知行的审证主要是审核进口商开证行的资信情况，核验其签字或密押的真实性及偿付条款等。出口商的审证主要是审核信用证的各项条款是否与合同相符，对证同不将的条款或其他不能接受的条款应及时提出并要求对方修改。

　　2.制单

制单是单证工作的主要环节，随着履行外贸合同各环节业务的进行，就应缮制、签发、流转各种相关单证，在制单时应做到以下几点：

(1)正确。正确是单证工作的前提。所谓正确，是指制单要符合以下两个方面的要求：一是要做到上面所述的“四个一致”，即：单内一致、单证一致、单单一致和单货一致;二是各种单证必须符合有关国际惯例和进、出口双方所在国家的相关法令和规定，制单必须把正确性放在首要位置。

(2)完整。所谓完整，是指制单必须符合两个方面的规定：一方面，单证必须份数齐全、成套，其中，份数齐全是指每一种单证的正本份数、副本份数需按规定的份数要求制作，不能随意减少;成套是指一笔交易中，卖方应按信用证规定制作或取得所有种类的单证。另一方面，每种单证的内容必须完整，即单证的制作在内容的描述、应列项目、文字拼写、语句或表达、签章或背书、时间等都要完整，不能遗漏。

(3)及时。单证工作的时间性强，主要表现在两个方面：一是每一种单证的出单日期要及时、有序、合理，既要符合一般商业习惯和要求，又要在信用证或合同规定的有效期内。例如，保险单的出单日期不得迟于提单的签发日期，提单日期不得迟于装运期，出单不及时、有序、合理会造成单证、单单不符。二是全套单证制作或取得完毕后，应及时到议付行交单议付(即到银行交单结汇)。《UCP600》中规定：“除交单到期日以外，每个要求运输单据的信用证还应该规定一个运输单据出单日期后必须交单付款、承兑或交付的特定期限。如未规定该期限，银行将拒收迟于运输单据出单日期2l天后提交的单据。但无论如何单据也不得迟于信用证到期日提交。

(4)简洁。所谓简洁，一是要简，二是要沽。其中“简”的含义是指：单证的内容在符合信用证或合同、商业习惯所规定的要求下，力求简明扼要，防止复杂繁琐.以利于减少差错，提高单证质量和工作效率;“洁”的'含义是指：单证的表面要清洁、美观、大方，单证的内容要清晰易认，这是对单证外观质量的要求，它不仅反映了制单员的工作责任心和熟练程度，顶且还会直接影响出单的效果。

　　3.审单

　　(1)基本要求

①及时性。及时审核有关单据可以对一些单据上的差错做到及时发现，及时更正，避免因审核不及时造成的各项工作的被动。

②全面性。应当从安全收汇和全面履行合同的高度来重视单据的审核工作，一方面，我们应对照信用证和合同认真审核每一份单证，不放过任何一个不符点;另一方面，要善于处理所发现的问题，加强与各有关部门的联系和衔接，使发现的问题得到及时、妥善地处理。

单单相符、单证相符是安全收汇的前提和基础，所提交的单据中存在的任何不符.哪怕是细小的差错都会造成一些难以挽回的损失。

　　(2)审单的基本方法

①纵向宙核法。指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核，要求有关单据的内容严格符合信用证的规定，做到“单证相符”。

②横向审核法。在纵向审核的基础上，以商业发票为中心审核其他规定的单据，使有关的内容相互一致，做到“单单相符”。

　　(3)审单的要点

①检查规定的单证是否齐全。

②检查所提供的文件名称和类型是否符合要求。

③有些单证是否按规定进行了认证。

④单证之间的货物描述、数量、金额、重量、体积、运输标志等是否一致。

⑤单证出具或提交的日期是否符合要求。

　　(4)常见差错

①汇票大、小写金额打错。

②汇票的付款人名称、地址订错。

③发票的抬头人打错。

④有关单据如汇票、发票、保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定。

⑤发票上的货物描述不符合信用证的规定。

⑥有关单据的类型不符合信用证要求。

⑦单单之间商风名称、数量、件数、唛头、毛净重等不一致。

⑧应提交的单据提交不全或份数不足。

⑨未按信用证要求对有关单据如发票、产地证等进行认证。

⑩漏签字或盖章。

⑩①汇票、运输提单、保险单据上末按要求进行背书。

　　(5)问题单据的具体处理

①在规定的效期和交单期内，将有问题的单据全部改妥。

②由于种种原因不能按期更改或无法修改的单据，事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件，然后向银行出具一份保丙(通常称为担保书)。

③请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传(俗称“打不符电”)。

④单据中存在不特点，使原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用，如果客人信用较好且急需提取货物，为减少一些中间环节可变更托收方式。

　　4.交单

交单是银行议付利结汇的前提，完整、内容正确、提交及时。

　　5.归档

单证是外贸企业进出口业务的重要证明文件。所以，在交单结汇之后，企业应将一份完整的单证副本归档保存。它至少可以起到两个方面的作用：”一是加强外贸业务管理的需要;二是万一发生交单后的迟单、索赔、争议、仲裁等情况时，能作为有效的证明文件。