办公自动化系统常见功能
办公自动化系统有哪些常见的功能呢?下面本站小编就为大家讲一讲吧!希望对您有所帮助!
1、综合信息
部分信息:用于登记一些部分内的信息,用于在网上发布。
公告栏:用于发布各种会议公告、通知、动静等,发布后的信息所有网络用户都可以查阅。
网上讨论:网上用户就某一讨论主题、讨论热门发表意见和见解,进行思惟交流。
政策法规:用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关划定。
处室资料:提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。
通信录:既公用通信录,提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通信信息,如地址、邮编、电话等。
2、个人办公
个人办公主要用于个人事务的处理,包括电子日历、电子邮件、流动铺排、待办文件、待办事宜、个人资料、个人通信录等应用。其中工作日历、电子邮件、流动铺排为Notes内置的功能,属于电子政务的基本应用;手刺夹和待办文件则是用户个人事务铺排。
电子邮件:用于收发Notes电子邮件,很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。
工作日历:计算机内置的电子台历可使您轻松地铺排的各项事务流动。
待办文件:集中处理来自各工作流应用模块中的批办件,如公文处理中的收、发文件等。
待办事宜:可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将预备办理哪些事情。
个人资料:录入个人信息,具有编纂、存储、管理功能。
3、档案管理
文件查询:文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档,并提供应大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能
档案业务管理:档案管理系统保留了所有已归档的文件供查询(如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅)和存案,是保留和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合使用,处理已归档的收文、发文、签报等文件,也可以独立使用,用于登录非公文处理系统处理的其他文件。其中包含的档案借阅,提供提供对系统内职员借阅档案的'管理。
4、行政事务
提供诸如车辆管理、固定资产等详细业务处理功能,包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议管理、人事管理等。
业务审批:审批人在这里进行同一的审批,不必再到各个数据库里进行审批。当然,审批人也可以选择到他的邮件里审批。
车辆管理:由行政处对各部分使用车辆进行网上管理,包括车辆铺排、车辆动态显示、派车单、车辆档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。
固定资产管理:由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。
后勤管理:由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。
接待管理:由办公室、行政处对本局来访职员的接待进行铺排管理。
呈批管理:对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。
会议管理:主要以一个月一次的局务会议为主,进行会议的组织、会议室铺排、职员通知与确认、议题预备与讨论、会议纪要等管理。
工作计划:配合会议管理,提供工作计划的登记、审批和归档查询。
人事档案管理:对人事档案进行登记、编纂、删除及进行调动、任免操纵。
5、公文处理
公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档,发文起草、办理、登记和归档等功能,并具有透明的文件运转流的特征,文件办理者可以及时、清晰地了解文件当前运转状态,真正实现了流程跟踪、监控“智能化”的功能。
收文处理:对网上各单位发送来的办文按种别、单位、密级等进行分类登记,假如是“办文”,则需由文秘部分送交分管领导进行文件批示处理,“阅件”则需呈领导阅。
发文处理:可以起草公文和办理公文(如核稿、审稿、会签、签发等)。提供手工办文与电子办公的结合,还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。
督办管理:对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件(通常来自收文系统中收文)进行登记、督办,提供文件办理进程的跟踪,提醒经办人留意时间的铺排。
信访管理:为局举报投诉中央或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。
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