文秘准备座谈会的要求及流程

文秘要有较强的公关能力，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。那么文秘应该如何准备座谈会呢，一起来看看！

　　设备环境要求：

会议室：会议桌为一圆桌，方便主持人和被访者交流。圆桌上铺有台布，保持干净清洁。

监听室：备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜

保证杂音少，图象清晰。

　　座谈会前期工作

按照座谈会条件，联系联络员发条件。

严格按照甄别问卷进行甄别，对配额要进行严格控制。(同组会不出现互相认识的被访者)

在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录(包括现场和会后整理)。

购买座谈会食品，如果开会时间正碰上吃饭时间，需准备一些面包糕点给被访者。

将已确认好的被访者名单，输入到座谈会坐次表中，以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。

开会前检查录音/录象设备是否正常。

在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核，询问对开会地址、时间、路线是否清楚。

在座谈会前二小时要布置会场，如碰到座谈会安排在早上开，那么布置会场，最好安排在前晚准备。

　　会议室：

台卡、台卡纸(事先测试大小)，数量为被访者人数+1个主持人

食品(4种)避免一些声音较响的食品。

抽面纸(放在食品中间)

水彩笔(事先检查是否能写的出)，放在台卡后

杯子(盛满水)，放在台卡的右侧

桶装水(新鲜水)，放在会议室内靠门口

白板笔(事先检查是否写的出)，准备2支(黑/蓝)

黑板擦

垃圾桶

客户室：监听设备应保证杂音少，图象清晰。设备包括电视机、录象机、录音机等。

食品(4种)

餐巾纸

杯子

白纸、笔(统一式样)

大纲(按照客户人数复印)

桶装水(新鲜水)

饮料(听装、大瓶装)

垃圾桶

　　座谈会期间工作

接待被访者，填写被访者登记表。

笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔，检查监听设备。

对被访者填写的资料与甄别资料进行核对，并筛选最适合的、善于表达自己的.被访者入座开会，打印座位登记表，复印后交给监听室内的客户及笔录员，检查录音、录像是否运作正常。

领被访者进入会议室，开始会议。

开会时，应随时保持与主持人或客户的联系，处理各种问题。(注意：在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗，在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通，同时也避免与会议不相干人随意进出会场)

座谈会结束时，将礼金信封交主持人发放给被访者，注意与被访者合影，并将被访者送至门口。

　　座谈会后期工作

会议结束，将录音带交给笔录员，应在第二天上午(即隔一天)递交(mail)。交回的笔录，督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。

收齐录音带、录像带邮寄至我公司。录音带、录象带要贴上标签(打印)。