社会速录秘书人才的职业技能要求
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根据调查显示,目前企事业单位会对秘书或助理人员有速录要求,以方便记录内部会议或其他文件资料整理。因为单位速录秘书作为内部人员从事内部会议速录工作比较可靠,且节约成本,单位的速录秘书就可以同步记录,话音落、记录毕、文稿出,言出字现,音落符出,比起现场录音,事后整理的记录方法,效率大为提高,因此会速录的文秘是很有竞争力的。
一、社会速录秘书人才现状和未来分析
通过调查对秘书行业形势分析与整合,会速录的秘书在社会就业中更有竞争力――速录秘书(商务速录),这是速录人才应用的一大领域,甚至将成为未来速录人才的主要就职流向。速录秘书,是指企业、事业单位就职的行政文秘人员,与普通秘书人员不同的是,速录秘书都具备一定的速录水平,且工作对象主要为中高层领导人及领导集体,工作内容以单位内部会议、采访等重要活动做记录为主,兼做其他行政办公类工作。随着我国经济的深入发展,以及速录行业影响力的日益加大,速录秘书将呈现逐步扩散和辐射的状态,聘用速录秘书人才的企业甚至会呈几何级数增长。
二、社会速录秘书人才的职业技能要求
根据速录秘书的工作内容和服务对象,以及用人单位对速录秘书的任职要求,速录秘书应具备以下的能力。
1、技能性强,速度快。速录秘书的工作很大一部分内容是要为单位内部的各类会议、访谈、谈判做速录,是一项高度处理汉语和汉字信息的工作,要求有较高的.听力能力、反应敏捷和双手操作的协调性,做到心、脑、耳、眼、手等各部分高度协调配合,能够边听、边记、边整理,还要始终循环做到“耳朵里听一句、手指上打一句,脑子里存一句。”这是速录秘书的核心能力之一,速录秘书一般速度达到180字/分,基本可以胜任工作需要。
2、秘书综合素质要求高。速录秘书从其工作的领域和服务对象来看,要求有较高的职业道德水准和文化素养。根据我们对速录秘书的调查研究,我们认为,与速录秘书工作实务紧密相连的秘书能力,一般具备以下方面:
一是写作能力。这是速录秘书的一项核心能力。因为会议记录是速录秘书工作的第一步骤,接下来要完成的是会议内容和精神的传递工作,比如会议档案存档,会议简报、会议纪要的撰写,这就需要具备写好公文和应用文的能力。
二是听知能力。速录秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,要能从别人的发言中抓住重点,并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述,具备较强的听辨能力和抗干扰能力。速录秘书在一定噪声背景下听辨同音词、方言甚至是外文单词等信息的能力,并能够迅速、准确地将有用信息筛选和采集下来。
三是应变能力。秘书的大部分工作都有章可循,应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作,尤其是事务性工作,在特殊的时间、地点、条件下,也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要有一定的机动性和灵活性。
四是记忆力,准确记忆事物的能力。在速录过程中,要快速的将发言内容及时准确的记录下来。
五是保密性强。速录秘书常常直接工作或服务于社会的各决策层,由于他们涉密机会多和涉密级别高,因此,要求速录秘书要有相关的保密知识和很强的保密意识。
六是扎实的中文基础和广博的知识积累。完成从口语信息到书面信息的实时转化,速录秘书需要在记录时进行同步过滤和整理,达到“信、达、雅”的要求,必须有扎实的中文基础和广博的知识积累作为支撑。记录的场所、对象千变万化,记录的主题千差万别,自然科学和社会科学都有可能会涉猎如生命科学、生物工程、妇女儿童问题、环境保护、IT产业、朝核问题、纳米知识等,这些都可能成为记录的内容。
七是稳定的心理素质。作为速录秘书,要镇定自若,把握自己的情绪,消除紧张、焦虑、烦躁、失落和抑郁等消极情绪,有效克服和提高心理素质。
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