就是因为大家都不想谈所以才非谈不可
告知长期合作的厂商,公司对他们的供货有意见;或者,跟员工沟通,他的工作方式已经影响到整个团队的表现,像这种大家都不想谈,但却非谈不可的事,主管该如何面对?
「当一个人的职位爬得越高,会花越多时间在进行不容易开口的谈话上。对高阶主管来说,好好处理这样的谈话是一个重要的技能,缺乏这项技能,是主管最常见的失败原因之一。」沟通议题书籍作者希恩(Sheila Heen)说道。
告知长期合作的厂商,公司对他们的供货有意见;或者,跟员工沟通,他的工作方式已经影响到整个团队的表现,像这种大家都不想谈,但却非谈不可的事,主管该如何面对?成功杂志(Success)访问了多位专家顾问,归纳出三个必要步骤:
1.唤起内心的战士。
不容易开口的谈话会引起紧张不安,主管说出来之后,有可能遭到对方的拒绝或攻击,也有可能伤害了对方,导致双方关系受损。
人资顾问阿布莱特(Steve Albrecht)指出,这样的对话需要勇气,但主动开口那方往往缺乏勇气。当主管看到员工做了两次不好的行为,常心想等到做五次再说。然而,世界上没有所谓完美的.时机。主管只是在拖延面对问题的时间,结果拖到事情变糟,反而更难解决。
2.抢得先机。
希恩表示,当一个人有能力处理困难对话时,他身边出现的危机会比较少,因为问题还在发展,他就已经着手处理了。她说:「我们都知道进行困难话题的风险,但是我们却忽略了,避谈它会有更大的风险。」
此外,有问题不说也剥夺了对方改进的机会。例如,如果主管告诉员工,产品的样本花了比他预期还要长的时间才做出来,员工可能会因此调整他的工作方式,缩短做出样本的时间。
阿尔布莱特建议:「如果你想要避免又大型又困难的对话,那就应该要常常有小型的对话。」留意员工的行为,常常提供他们一些小建议,不要堆到年度绩效评估才一次通通说出来。
3.架好舞台。
讨论敏感话题,不应该是突发性的,不是开会讲到一半,主管终于发飙:「其实我一直想讲,你这样做根本行不通。」而是主管事先做好完整计划。
此外,要沟通不受欢迎的信息,一定要由主管先开口。因为等到员工来找主管谈这个问题,主管就丧失了适当铺陈对话的机会。这一点非常重要,因为这会设下谈话的基调。
谈话时,选择不会被干扰打断的空间。主管也应该立刻切入重点。例如,主管可以用这样的开场白:「我们现在要聊的事情并不容易,所以我需要你听我说明,先不要急着下结论。」
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