商务秘书知识辅导:档案的利用工作
档案指机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。下面小编为大家整理了关于档案的利用工作的知识,一起来看看吧:
1.档案利用工作的方式
档案的利用工作一般有如下几种。
为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。
在提供利用时,要正确处理利用和保密之间的关系,避免泄露机密。
2.开设阅览室
开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室,直接向用户提供信息的一种服务方式。
开设阅览室必须具备一定的条件。
(1)人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力,了解所藏档案的成分和位置,熟练掌握各种检索工具,能协助用户满足其利用需求。
(2)物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。
(3)制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度,明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续,以及其他相关事项。
阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单,档案管理人员根据调阅单填写情况,入库调档,取出所需文件,并在相应位置放上代理卡。
阅毕的档案应及时归还,认真清点。
3.档案外借
档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求,暂且将档案借出馆的一种服务方式。
档案外借服务应该注重以下几点。
(1)档案的外借使用要有严格的制度,经过一定的批准手续才能外借。
(2)借出档案时,应履行严格的交接手续,并查明外借档案文件的'份数及状况,做好外借档案的登记与记录工作,文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
(3)在借出档案时应点交清楚,并责成借用单位注意保密和保护档案,借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任,保证借出的档案能完整地按时收回。
(4)借出使用的期限不宜过长,对外借档案的数量也应做必要的控制。
(5)档案借出后,应填制代理卡,放置在档案原来的位置上,以便掌握档案的流动和利用情况。
(6)归还档案时,必须认真清点,检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况,并在借阅登记簿上注销。
(7)档案工作人员应经常掌握档案的借出情况,督促借阅者按期归还。
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