2013二级秘书档案管理工作:档案工作错误案例
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档,她把文书按照不同文种加以分类,在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来,单独装订。在每份文件上标上页号,文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中,填好档案,然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例,请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分,因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件,而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后,文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的`原貌或能否长期保存,订书针对永久或长期保存的档案不太合适,因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时,首先要考虑事由因素,同一事由的应排在一起,同一事由内部按时间顺序或重要程度排列,不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案,不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
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