如何做才能让OA系统达到预期效果
在国内领先的OA系统品牌华天动力的项目总监万先生看来,OA系统的使用是一项系统工程,项目失败往往是一系列原因叠加的结果。从项目的生命周期来梳理,企业需要在每一个阶段认真、细致的做好每一项工作,才能确保项目的成功。
1、 预期是什么?
既然说要达到预期效果,那么首先需要清楚的就是:预期目标是什么?
这个目标必须是清晰、细致、量化的,而不是笼统、模糊、庞大的。如果说你的目标是提升办公效率,那么就要清楚是提升哪些工作的效率,提升到什么程度;
如果说你的目标是规范办公流程,那么就要清楚是规范哪些办公流程,这些流程现存的问题是什么,要如何实现规范和效率的统一;
如果说你的目标是实现知识管理,那么就要清楚什么是知识管理,隐形知识怎么管理,显性知识怎么管理,知识管理的体系、文化、目标是什么……
需要注意的是,OA系统只是一个管理工具,制定目标时不能太理想化,而要结合企业的实际,制定可行的目标。
2、 产品要对路
任何美好的愿望,都要落实在产品上。选对了产品,就是成功的一半,选错了产品,就会绕很多弯路,甚至完全迷路。
目前市场上的OA系统产品虽然很多,但是成熟、专业的却只有几家而已,包括华天动力、泛微、致远等。这些产品都有自己的特点,有的适合你,有的却并不适合你,企业要根据自己的需求、预算、实力来选择对路的.产品,才能在后期的实施、使用、服务等工作中事半功倍。
3、 实施要讲政治
OA系统的实施是一项非常讲究方法和策略的工作,最要不得的就是眉毛胡子一把抓,不分轻重缓解,把实施周期搞得很长,弄得人人怨声载道。
所以项目主管必须设置清晰的阶段目标,先易后难,循序渐进,重点突破,要能够让企业的管理者和员工在最短的时间内了解系统,感受到系统带来的便利性,而不是感到麻烦,为后续使用打好基础。
4、 软硬兼施的保障
OA系统实施后,需要企业制定相应的规章制度来保障落实,而不只是口头上的鼓动和约束,也不是发一则通知了事。
这项制度应该是“软硬兼施”的,对OA系统的主要功能、使用方法、使用规范,以及相关责任人都应该有明确的规定。对好的行为给予奖励,对不遵守规定的行为进行处罚,核心目的在于培养员工使用OA系统办公的习惯和氛围。
5、 动车效应
OA系统的使用和动车的运行如出一辙,我们称之为“动车效应”。
首先,最高管理者就像火车头一样,要带动整个列车的前进,以前有句老话叫“火车跑得快,就靠车头带”。OA系统是否能否用好,最高管理者的带头作用非常关键。
其次,中层管理者就像车厢之间的动力一样,连接起各个车厢(员工),并为列车增加多重持续动力,让列车跑得更快。
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