如何在项目管理过程中实现有效沟通

作为项目负责人,沟通可以有许多形式,包括和项目相关人,内部成员的沟通,以及公司,供应商和更多其他方面的沟通. 项目沟通可能是口头或通过电子邮件,以及项目章程和项目计划,项目变更和项目状态报告. 这一系列内容只是项目经理沟通工作的一小部分. 在这里,我会提出一些简单的方法来保持明确有效的项目沟通.

信息发布要透明

你的'项目计划应该包含项目沟通策略,说明您将如何与你的团队和客户,以及何时,以何种形式进行沟通.

通过简单的图表,约定每周一次的例会,例如每星期一上午,会后会议纪要记下会议的后续行动. 不管效果怎样,关键是从项目伊始就建立一个预期来说明你的沟通意图. 要是团队和客户有其他更有效方法,我们也可以借鉴. 但是只有大家知道期望值是什么才会对项目有信心.

重复永远没有坏处

项目过程中当有决策定下来以后,不管是团队内部还是和客户之间,一定要书面记下来. 项目过程中有无数微小细节要决定,不记下来,可能今天说明白了明天就忘了.

永远不要想当然的认为:总有人会来记录和分发这些决定,自己动手!其实通常一个简单的电子邮件就够了,而且有一个文档线索就可以证明宝贵的重要细节.

抓住要点

项目经理的沟通原则是简明准确. 团队成员都很忙,他们看邮件只会去关注关键内容:什么事儿? 和我有关吗? 我要做什么? 什么时候?

简洁语言覆盖称述内容,而不要长篇大论. 总是抓住要点,基于要解释的问题提供必要的背景资料. 项目沟通是每一天的工作. 要时刻问自己:说的清楚吗,是否提供了比较的信息. 这是项目经理最关键的技能之一,并且可以持续的改进. 经常训练自己,构建自己的有效沟通模式.