档案工作情况说明
各位领导、各位专家:
在兴化市地税局、市史志档案办公室的关心指导下,经过我分局近年来的努力,档案建设取得了显著成绩,现申报泰州三级档案管理单位。对照“泰州市档案工作等级评定试行标准”,我分局进行了认真的自评检查,自评分为98.5分,现将自评结果作如下说明:
一、 管理体系
l、管理措施
我分局把档案管理工作摆上了重要议事日程,经常利用分局例会组织全体人员学习《档案法》及其实施细则和《江苏省档案管理条例》,不断增强大家的档案意识,使大家充分认识到管理的重要性,全分局形成了自觉关心、支持和做好档案工作的强烈氛围。分局领导积极重视档案工作,每年将档案工作列入当年年度工作计划中,并明确各岗位和部门的档案工作职责,列入半年度考核工作中,强化考核。
该项标准分为11分,自评分为11分。
2、机构
为了加强档案工作的领导,分局成立了以分局长任组长,副分局长为副组长,其他同志为成员的“档案管理领导小组”,对分局的档案和资料实行集中统一管理。
该项标准分为4分,自评分为4分。
3、人员
配备了兼职档案员,并形成我分局档案管理工作网络,明确分局长分管,副分局长主管,各岗位业务人员组成档案网络成员。配备的档案员共7人,受过档案专业培训的2名,5名正在接受专业培训,均为大专以上毕业。在日常工作中,档案员工作认真负责,并能熟练、独立地开展档案业务活动。分局建立健全了岗位责任制,分管领导亲自抓,在人、财、物上给予大力支持,切实解决档案工作中遇到的问题。
该项标准分为3分,自评分为3分。
二、制度建设
根据档案法规,结合分局实际情况,我分局建立、健全了一系列档案管理制度,包括:《档案工作体制》、《综合档案室工作职能》、《分管领导岗位职责》、《综合档案室人员岗位职责》、《兼职档案人员岗位职责》、《归案制度》、《档案保管、库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计、利用、鉴定、销毁、移交制度》,这些制度充分明确了档案人员的岗位职责、归档范围、时间和案卷质量要求,同时也明确了库房管理、借阅保密、鉴定、利用、销毁等制度要求,并将制度放大上墙,经常开展对照检查。
为保证档案的完整、准确、系统,我们在内部明确外出参会人员必须将参会材料交至档案室,档案管理人员在出差报销单据上签字方可报销出差费用;对新启用的设备,必须有档案人员在场再开启设备包装箱,以保证设备档案的完整等若干具体措施。
该项标准分为l 0分,自评分为l 0分。
三、业务建设
l、用房
根据档案管理的需要,我们专门腾出办公用房,形成专用综合档案室,并对库房重新装修,切实做到防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫,形成了美观、安全的'档案工作环境。
该项标准分为3.5分,自评分为2.5分。
2、装具
分局综合档案室配有专用档案柜,并留有五年以上的发展余地,拥有计算机等档案专用设备。相关档案装具符合相关标准,档案装订符合质量要求。 该项标准分为2分,自评分为2分
3、收集
根据档案管理要求,我们注重从基础抓起,切实做好各类文件资料的收集工作,做到各种应归档文件材料齐全完整。为保证案卷质量符合归档要求,我们高标准、严要求,把提高案卷质量放在首位,案卷封面、背脊标签、卷内目录、备考表符合规范要求,案卷题名简要,结构合理、字迹工整、概括性和逻辑性较强,卷内文件材料的种类、人数及每份文件的页数均齐全完整,符合规范要求 该项标准分为4.5,自评分为4.5分
4、档案整理
我们结合分局工作的实际情况,制定了文件资料的归档范围,编制了科学的文件材料立卷分类方案和保管期限表,划分准确、分类合理、合理组卷,便于保管和检索利用。1995年至2004年各类档案资料统一采用三孔一线法装订成卷,按照分局符合规范要求的档案编号,排列有序装入档案柜。
该项标准分为20分,自评分为20分。
5、信息化
分局档案室配有计算机,安装了“永乐文档一体化通用软件”和市局的“公文处理系统”,两个系统初步实现了档案收集、整理、编目、统计、借阅利用等功能得到充分发挥,建成了室藏全部档案的案卷级目录数据库和部分文件级目录,目前已录入的文件格式,符合相关规范要求,档案管理员能熟练运用档案管理处理系统。由于“永乐文档一体化通用软件”安装不久,文件级目录尚未全部录入,只录入2000—2003年度文件级目录。
该项标准分为l 6分,自评分为l 5.5分。
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