外贸书信撰写的注意事项

外贸商业书信的内容常常是一种业务安排、一项协议或者一个合同，因此，必须谨慎撰写。在撰写商业书信时，需要注意以下事项：

1．完整信的内容应力求“完整”，即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。重要的信更加注意“完整”，例如接受对方的报盘时，最好把条件全部说清楚或具体说明所接受的报盘的根据是什么（如报价单，信件等等），因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到，即对双方都具有约束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的纠纷。

2. 具体信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方作出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信，或是报盘、承诺等等，该具体时就要具体，避免模糊、笼统和抽象。

不过，并不是所有的商业书信都要求“具体”，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。有时，由于没有确实的事实或数字，就不可能做到具体。有时，虽然有确实的事实或数字，但是为了“外交”和“策略”的`需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的就要具体，不该具体时就笼统一些，视需要而定。

3. 清楚信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使受信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。

4. 简洁信要写得简洁，要长话短说，避免罗嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“礼貌”，不顾英语语法，就不是“简洁”而是使人感到“粗鲁”和“突然”了。

5. 礼貌写信要有理有节注意礼貌，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。我们的外贸书信要体现我国的对外贸易政策，要有社会主义的新风格，做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，借以通过书信往来，发展与各国人民的友好关系，发展与各国的贸易。

当你写信向对方提出问题、要求等等时，问题希望对方能及时答复。同样，客户给你写信时，也希望你及时答复。因此，需要回复的信件都应迅速处理、答复，让你的客户苦候回音是很不礼貌的。

6. 体谅所谓“体谅”，就是要顾及对方的要求、愿望、感情等等，着重“正面的”“肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。

7. 正确商业书信必须写得正确，因为它牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系等等，是各种商业单据（如合同等）的根据。

正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够，更不要说得过头。说过头往往造成被动。搞外贸工作离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。使用得当，工作进行得顺利：使用不正确，就会引起混乱、误解，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商业术语。

从上可见，要定好商业书信，撰稿人必须具有较高的政策水平，精通英语，通晓贸易理论和实务，通晓术语，具有心理学知识，并有熟练的做业务的艺术。