商务洽谈纪要怎么写
会议纪要与会议记录是两个不同的概念,二者的区别十分明显,那么商务洽谈纪要怎么写呢?我们一起来学习一下!
(一)商务洽谈纪要概述
商务洽谈纪要是指以反映商务洽谈情况为主要内容的会议纪要。商务洽谈纪要又称为意向书,也有人称为商业谈判备忘录。它与制订合同有一定的关系,但并非正式的经济合同。它主要记载和传达商务洽谈会议的基本情况及各方商定的重要事项,作为洽谈方进一步合作(商定协议或签订合同)的依据。奠定合作双方以后实谈判的基础。提供基本依据。是签订合同的先导。商务活动中有多种形式的商贸关系,这些商贸关系往往需要经过多次协商、洽谈才能最终形成。因此有必要将洽谈的内容记载下来,为进一步接触和谈判打下基础,以取得实质性进展。
(二)商务洽谈纪要具有以下特点
⒈纪实性。商务洽谈纪要作为一种纪实性文本,具有纪实性特点。纪要所反映的必须是会议中所发生的情况,是会议中所讨论的问题和洽谈结果的如实记载和辑录。
⒉原则性。作为进一步合作的指导性文件,商务洽谈纪要不同于合同。它不要求将条款制订得非常具体、细致,而是着重确定双方合作、建立商贸关系的大方向,在重要事项上作出原则性约定,以指导今后的进一步合作。
⒊预想性。商务洽谈纪要有预测合作前景的功用。可以在发展规模、生产发展、市场销售、经济效益诸方面进行预测,以评估合作的可行性,使洽谈各方对合作前景心中有数。
⒋信誉约束性。商务洽谈纪要虽不具备法律约束力,但对洽谈各方也有一定约束,这主要表现在商业信誉上。作为一个成熟的.企业,必须树立良好的企业形象,创建并维护良好的商业信誉。各方一旦在商务洽谈纪要上签字认可,商务洽谈纪要就对签字各方产生了一定的约束力。
(三)商务洽谈纪要的写法
⒈标题。商务洽谈纪要的标题通常由主要内容与文种两部分组成。《合资组建服装厂洽谈纪要》。另外,也可采用公文式标题。
⒉开头。开头主要反映洽谈要素与洽淡主要内容。通常先写明与会各方的单位名称,进行洽谈的时间、地点、参加洽谈的人员等,然后写明洽谈的项目,洽谈的主要问题与结果等。开头要写得简要而清晰。
开头在写法上有两种形式:
(1)概述式。即采用概述写法,将要写作的内容不分条款,在一段之中简要地加以表述。
(2)项目排列式。这种写法将洽谈要素分项目一一说明。
⒊主体。这部分主要反映会议商谈的主要问题,讨论协商的情况、主要意见等。写作时要取其精要,把共同意见作为重点予以反映。要忠实于洽谈情况,不能任意歪曲原意或添加内容。要对会议内容作分析整理,善于综合,做到有条理、有层次地反映。在有意见分歧的问题上,作者应如实地反映两方的不同意见,做到忠实记录。安排层次的基本方法是按照议题安排,同时辅以序号,使文章条理清晰。
⒋结尾。若有未能取得一致意见,又须留待下次商谈加以解决的问题,可在结尾处予以反映。有关文本保存方式,下次洽谈或订立合同的时间、地点,各方代表签名等事项也可在结尾处交代。如《中国××公司和×国××公司合资建立净水器厂洽谈纪要》一文即在结尾处交代了“本纪要未尽事宜,在5月5日举行的第二次洽谈会上予以讨论并加以补充”、“本纪要一式两份,用中、英文两种文字书写,双方各执一份”两条事宜;文末右下方有双方公司总经理签名。若上述内容已在主体处反映,可以不写结尾。
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