采购的具体流程
作为一个采购人员,采购的流程是必须要熟悉的,yjbys小编下面为你整理了采购的详细流程,希望对你有所帮助。
1、寻找合格供应商
(1)索样询价
为使公司能采购到适价的零件,采购课采购员需随时收集自行车零配件相关工厂的供应信息,当公司有需要时,应向相关厂商进行索样并询价。此时需填写《样品单》及《询价单》。
(2)样品确认
样品索回后,需即时开具《样品零件确认单》交给产开课进行样品确认,以判定该厂商的产品是否符合我司要求。
(3)厂商报价
判断合格的供应商,需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间等,要求供应商报最优惠价格。
(4)确认报价
采购经理依据同种产品的市场价格,对厂商的报价进行确认回签,然后交采购课长输入公司ERP系统价格库。供应商的报价原件由采购经理保存,复印件发给财务作为对帐和结算的依据,并抄报总经理备案。
(5)合格供应商确认
当上述步骤完成后,将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商,将其列入公司《合格供应商名录》。以后每隔半年,对该供应商进行考核,并将结果记录于《供应商评核表》。
2、采购订单管理
(1)下采购订购单
接到《订购书》后,采购课长根据订购书客号、车型找出相对应的《用料明细表》,确认资料无误后,将订购书及用料明细转给采购员下单。各采购员在接到资料后,进入公司ERP系统,查询业务、生管是否已在ERP中过帐,待其过帐后,采购方能在ERP中下采购单。采购下单时,需在订购单上详细标明订单号如NKXXXXXXXXXXX(其中,前四位为HK下发的订单编号,第五位为年,6、7位为月份,后四位为流水号,流水号由各采购员掌控)。采购员在下单时,需查仓库有无库存料件和半成品(若有库存,需扣库存数,同时需填写《零件代用通知单》交于研发部检验是否可代用),采购订单应在2天内发出。
(2)审核规格、价格
采购课长依据《订购书》及《用料明细表》对各采购员所下的《订购单》的内容(即:规格、数量、价格、交期)进行核对,核对时需再次掌控是否已消化了库存料件,核对完成后转至采购经理核准并在ERP中过帐。采购课长需将各采购员所下的订购单内容总结在公司服务器/到料情况查询/《零件到料掌控表》中,供其他部门查询。
(3)FAX订购单
经采购经理核准完的《订购单》,统一交由文印室FAX给供应商。
(4)跟催回传订购单
FAX完后的《订购单》,交由各采购人员。各采购员将各自负责的零件资料进行整理,在《订购单》FAX后1小时内应打电话给厂商,确认订单是否有收到,三日内需接到供应商的回传订单,若未接到,需主动打电话询问订单是否有变更等事宜。
(5)延迟交期通知业务
采购员在接到厂商的回传单后,需确认厂商所回传的内容有无更改。若厂商回传的交期确认OK,采购员可记录下来,资料即可归挡;若厂商回传的交期有延误,这时需协调厂商以达到共识。在协调达不到共识时,应即时填制《品质交期异常反馈表》,知会业务部经理或相关跟单业务员,以便及时通知客户。采购需在下单后一星期内回复业务订单的交期是否有问题(业务人员可在公司服务器/到料情况查询文件夹中随时能查到)。
(6)订购单的`整理、归档
采购员在接到文控中心FAX后的订购单后,需将原始订购单整理后归档在各厂商的资料夹中。
3、催货
(1)到交期前联络厂商
采购员根据自己的资料,在零物料交货期的前三日需主动打电活给供应商,了解零物料的进度,以便及时调整。
(2)跟进料件
采购员在将零物料跟催进仓库后,需及时了解所到的零物料是否合格。料件合格入仓后,采购动作方结束,料件不合格,需在第一时间给予处理。
(3)物料挪用
当订单所需物料无法及时到货,且仓库有其他订单的相同物料时,采购可填制《物料挪用单》,经资材部经理批准后,交仓库进行物料挪用。
4、五金件(零星物件)采购
(1)接采购申请单
采购员在接到各部门开出的申购单后,应报请采购经理批准,贵重物品应报请总经理批准后,方可实施采购。
(2)实施采购
各部门的采购申请被批准后,采购员根据其内容,选择供应商进行采购。其中,设备维修所需的配件,应在1个工作日内完成,其他五金件应在3个工作日内完成。
(3)通知领用
采购物品到货入五金仓后,应及时通知相关申请部门领用。
5、对帐、请款
(1)对帐
采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单,进行单价的核对,如有异议须与厂商沟通,核对无误后交还财务部进行帐务处理。
(2)请款
采购经理每月月底接财务的应付帐款明细表,根据与各供应商达成的付款协议,进行请款,此时需填写付款申请单。
6、不良品处理
(1)接检验异常报告单
采购员在接到进料检验报告单或生产线品质异常跟踪改善确认单时,需仔细了解料件的问题点,然后即时将报告单FAX厂商,请厂商给予处理方案。
(2)回馈处理结果
采购人员需及时跟催厂商的处理结果,若有技术上的协调问题,需及时通知我司研发部或品管部与其协调;若是退货,需及时跟进将料件退回厂商。
(3)跟进良品入仓
料件退货后,需随时跟进供应商新补料件的供货进度,直至良品入仓。
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