如何高效处理公文?
办公室每天都会收到各类公文,数量大、情况多,如何高效处理公文?
一、切实减少数量
1.收文办理,坚持适当、合理分流。对上级安排部署工作比较明确具体的文电,直接送有关业务部门办理,部门视情向领导报告。对下级报来的一般性请示件,直接送有关业务部门提出初步意见后送领导审阅。
2.发文办理,可发可不发的文件坚决不发。尤其是那些一般性号召部署多,具体措施意见少,内容空泛,没有多少普遍指导意义的文件,坚决不发。对可由部门自行研究确定解决的比较具体的事务,由部门直接办理。
3.充分利用现有的办公自动化网络。对能在网上发布的领导讲话、一些简单的会议通知等,不再发文,以减少一部分文件。
二、处理好质量和效率的关系
要注意摸索办文工作的规律,对各类办文的急缓程度做到心中有数,做到举重若轻,运用自如。
1.对一般性的'、不牵动大局或工作量较小的公文如:“会议通知”、“会议纪要”、“函”等,应坚持速来速办,来则即办,抓紧完成。
2.对时间要求比较紧的公文,也应快办速办,不要误了时间。但应把握好两个问题,一是切不可因为时间要求比较急就粗枝大叶、疲于应付;二是处理好急和静的关系。在急中应当保持冷静,切忌忙中出错。
3.对一些能借鉴的东西尽量加以借鉴,不做无效劳动。
三、做到“三勤”,进一步提高办文本领
一是勤学习。要向书本学,学习国家行政机关公文处理办法,学习中国共产党公文处理条例。要向领导学习,领导同志站得高,看得远,对问题认识深刻,见解独到,尤其是领导同志对文稿做的修改,要认真加以揣摩,从中吸取营养。要向同事学,学习他们好的工作经验和做法,学习他们良好的工作作风。要向同行学,多看上、下、左、右单位的公文,学习人家的长处。
二是勤总结。每工作一段时间要总结、回顾一下,看看哪些文件办得好,想想是怎么干的。更要看看这段时间哪些文件办得有纰漏,原因在哪里,下一步如何避免类似问题。
三是勤创新。比如在办文过程中尝试改变流转程序,以减少领导同志的阅文负担,加快公文的处理速度。
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