办公室文员工作有哪些
导语:办公室工作的最大特点就是繁杂而琐碎,几乎囊括了专业部门以外全部的事情。几种事情交织在一起,而每种事情又急切需要办理,或者几个人同时围在你的身边等着办事,而此时主管领导又打电话催办某件事情,相信这样的工作场景对办公室文员来说应该很常见。那么怎样才能很快适应这种工作节奏,做到遇事忙而不乱、各项工作井然有序呢?下面和大家分享一下我的一些工作方法。
第一,有事情及时处理,不拖拉。办公室涉及的工作内容纷繁复杂,每天需要处理的`事情很多,而且许多事情可能是你预想不到的,因此千万不能把事情往后拖延,否则会造成后边的工作非常忙乱,发生乱中出错的后果。
第二,随身携带一个记事本。领导随时随地可能和你交代一些事情,并提出一些要求和想法,你要把领导交办事宜的关键处比如具体时间、具体地点、找什么人或者涉及到有关数量等内容一一记好,并标注上处理到什么程度。俗话说“好记性不如烂笔头”,要想把千头万绪的工作都做得没有纰漏,还是不要对自己的脑袋过于自信吧。
第三,事情较多时不能慌乱。办公室人员在工作中要学会“弹钢琴”,遇事擅长统筹安排,能很快分出轻重缓急,然后逐个解决。尤其是遇到前来办事的人较多,而又涉及不同的内容时,可以请那些需要查看一些资料才能办理业务的先坐下来做好准备,再去接待其他人。尤其是涉及到发放钱、物的工作,不管别人表现的多么着急,一定要按部就班的做好清点、签字等工作。
第四,遇到接待工作,要提前了解接待对象的一些具体情况,并将接待的各个环节考虑周全,最好列一个接待计划放在口袋中。对待日常来访人员一定要态度诚恳热情,与相关部门进行联系,尽量提供帮助。如遇当时确有急事处理,要向来访人员说明原因,请其等待。
第五,同办公室人员之间要保持相互协作,互相帮助。由于办公室工作内容较多,每个人的工作既各有侧重,又相互联系,因此做事一定首先替别人多想一下。遇到其他人忙不过来的时候要主动帮忙,凡事相互配合,相互补台,多做1+1大于2的事情。
第六,遇到重要事情要及时向领导汇报,不可擅作主张。千条线,一根针,很多重要事情都需要办公室上传下达。因此,作为办公室工作人员,要认真履行岗位职责,认真阅读理解来文来函,分门别类地处理好,拿不准的或者涉及事项较为重要的,一定要及时请示主管领导,防止工作失误。
第七,要始终保持学习的好习惯。由于办公室工作内容的多样性,决定了办公室工作对办公室文员综合能力的要求较高,既要有组织办事能力,又要具有一定的写作能力,还要掌握一些APP、电子表格等电脑软件的应用。我们要在工作中有意识地发现自己的欠缺和短板,通过学习提高自己的业务能力。
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