商务传真使用礼仪
传真又叫作传真电报,利用光电效应在商务交往中,将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。现在,在国内的商界单位中,传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。下面是一些关于传真的礼仪,欢迎阅读!
商务传真使用礼仪第一,必须合法使用。国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关
要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。
具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。
安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的'批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。 使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。
第二,必须得法使有。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。
第三,必须依礼使用。商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。
在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。 出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。
人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。
商务传真礼仪禁忌发送传真时要注意语言,要礼貌不要生硬,不要说:“给我信号,我要发传真。”或者没有在传真上注明是给某某部门和某某人的情况下,说:“传真是给某某的。”不让对方记下了就挂了电话,对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。
当时方不能准确说出要发送传真的部门和个人就说公司没有这个人,就挂断传真电话,粗暴地拒绝接收传真,这样做的后果一是会破坏公司形象,还有可能拒绝了诚心想商务交往的时方,而失去合作的机会。
商务传真礼仪技巧当你要接收一份传真时,商务对方在没有说清楚给谁,而自己也知道对方的确是商务交往的伙伴,此时你可以问他:“请问是送到上次您安排送达的某某手中吗?”这样,商务对方就会更明确地交待给你,你就不会找不到送处或送错人了。
当你在发送传真和接收传真时刚好有同事或朋友来找你,你可以对对方说:“真不巧,我不得不先办完手头上的这件事。”或说:“我能一会儿再联系你吗?”有些特珠的商务传真是不可以让他人看见的。同时,你在发送传真给商务对方的时候,你也最好先问上一句:“请问您,现在方便接收传真吗?”也让商务对方避免这方面的失误。
当你正在发一份传真时,由于某种原因,领导改变了主意让你马上中断传真,那么你可以和时方说:“时不起,传真机突然卡住了,我待会儿再给您传过去,好吗?”如果你处理不好,会让对方误认为你并没有诚意发传真,或者认为你并不重视这个传真,从而引起误会。
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