电话礼仪和技巧
人们在交往中非凡重视自己给别人的“第一印象”,给人的第一印象好,大家打起交道来心情愉快,事情也会办得更顺利。可是您是否注重到,您给别人的第一印象,往往在你们见面之前就已经存在了。因为出于礼貌,人们在见面前经常会通过电话约定见面的时间、地点等细节,所以您的第一印象已经通过您的声音传给对方了,可以说您的电话形象是您给对方的第一张“名片”。
电话形象是人们在使用电话时的种种外在表现,是个人形象的重要组成部分。人们常说“如闻其声,如见其人”,说的就是声音在交流中所起的重要作用。通话时的表现是一个人内在修养的反映,电话交流同样可以给对方和其他在场的人,留下完整深刻的印象。一般认为,一个人的电话形象如何,主要由他使用电话时的语言、内容、态度、表情、举止等多种因素构成。那么怎样给人一张得体的“声音名片”呢。无论在哪里,接听电话最重要的是传达信息,所以打电话时要目的`明确,不要说无关紧要的内容。语气要热诚、亲切,口音清楚,语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中,说话的态度要自然。
假如主动给对方打电话,要选择好通话时间,不要打搅对方的重要工作或休息。通话时间的长短要控制好,不要不顾对方的需要,电话聊起来没完。假如对方当时不方便接听电话,要体谅对方,及时收线,等时间合适再联络。
接听电话时注重接听要及时,应对要谦和,语调要清楚明快。假如对方要留口信,一定问清楚姓名、电话等细节,免得耽误别人的事情,然后及时转达。
注意打电话的时间
在打电话时,假如尊重对方,礼貌热情,会给对方良好的印象。通话应选择恰当的时间,无紧急情况,一般,白天应在8点以后(假日在9点以后),夜间则在21点以前,以免打搅他人休息。有午睡的季节,不应在中午打电话。一般通话时间以3~5分钟为宜,尽量提高通话效率,减少占用时间。
使用电话应做好充分的预备。通话以前,应对谈话内容与目的做到胸有成竹、有的放矢,避免词不达意、结结巴巴的通话;电话机旁应备有记事簿,以免需要记录时忙乱而耽搁对方的时间。
向外打电话时,应记准电话号码,以免打错。假如拨错号码,应礼貌地向对方道歉,不可随手挂机。拨通后,首先应说“你好!”然后迅速通报自己的单位,必要时还应报上自己的姓名;再告诉接电话的人你要找的是谁:“请麻烦您找一下××先生听电话,谢谢。”如对方答应找人后,应手持听筒静候,不要在此时离开或做其它的事。对方告诉你要找的人不在时,切不可当即挂断,而应当说“谢谢,打搅了!”或请对方帮助传达:“假如可以的话,能不能麻烦您转他……”等。若对方答应你的请求,应表示感谢;假如要找的人接电话,应先致以简短的礼貌的问候,而后进入正式谈话。
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