会计核算岗位工作流程
一、 出纳岗工作流程
出纳岗设经营出纳和电费出纳两个岗位,经营出纳负责经营收支涉及的现金、银行存款的出纳工作;电费出纳负责电费资金收入及上缴的出纳工作。
(一)经营出纳岗工作流程
1、现金收付
1)、收现
根据营销部门开具的收据(发票)收款→检查收据(发票)开具的金额正确、大小写一致、有经手人签名→在收据(发票)上签字并加盖财务结算章→将收据第②联(或发票联)给交款人→凭记账联登记现金流水账→登记票据传递登记本→将记账联连同票据登记本传相应岗位签收制证 工资岗(水电费、代收款项)
生产费用岗(其他应收款)
销售核算岗(电费)
材料核算岗(材料款)
注:(1)原则上只有收到现金才能开具收据,在收到银行存款或下账时需开具收据的,核实收据上已写有“转账”字样,后加盖“转账”图章和财务结算章,并登记票据传递登记本后传给相应会计岗位。
(2)随工资发放时代收代扣的款项,开具收据,可以没有交款人签字。
2)、付现
审核各会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致→检查并督促领款人签名→据记账凭证金额付款→在原始凭证上加盖“现金付讫”图章→登记现金日记账→将记账凭证及时传主管岗复核
3)、现金存取及保管
每天上午按用款计划开具现金支票提取现金→安全妥善保管现金、准确支付现金→及时盘点现金→下午3:30视库存现金余额送存银行
注:(1)下午下班后,现金库存应在限额内。
(2)从银行提取现金以及将现金送存银行时注意保密,确保资金安全。
4)、管理现金日记账,做到日清月结,并及时与微机账核对余额。
(二)银行存款收付
1)、银收
1、 整理从银行(除电费专户外)取得的进帐单
二、费用岗工作流程
(一)生产经营费用
审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠→审核审批手续是否完备→审核部门费用支出进度(如超预算额度,可拒绝报销)→编制记账凭证
借:生产费用相关明细科目(部门专项)
贷:现金/银行存款/其他应收款 →涉及现金的凭证传出纳岗→出纳审核支付金额正确、核对借款金额扣款正确后付款→核对系统现金(银行存款)日记账→出纳在凭证上签字→凭证传回专责会计→传主管岗位复核→传档案管理装订归档
不涉及现金的凭证传主管岗复核→传档案管理装订归档
注:(1)非工资性费用支出原则上必须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。
(2)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。
(3)费用审核依据《红河供电局业务招待费管理办法》、《红河供电局差旅费、会议费等报销规定》、《云南电网公司红河供电局资金审批及支付管理办法(试行)》等。
审核要点有:购买低耗品或劳保物资等必须有详细的明细清单(一般情况下应取得实时电脑小票清单,而不是手写清单),明细清单应加盖供应商的发票专用章;预算内费用须核对相应的经批复的部门预算项目;预算内费用在授权范围内经部门负责人、经办人签字、财务部主任审批;预算外费用须有局长批示;业务招待费必须有经审批的接待登记单,登记单内容必须完整,不得漏填、简填,接待登记单作为凭证附件入账;差旅费报销必须有出差派遣单、审批后的行程安排表,并作为凭证附件入账;会议费必须有会议通知,会议通知内容必须具备会议地点、会议时间、参会人员、会议内容。
(4)准确使用明细科目,正确选取专项。
(5)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,在编制凭证时须附费用岗开具的还款收据。
(6)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。
(二)、办公用品、低耗品报销
(1)审核支票存根与发票对应→审核发票金额、数量是否与明细清单一致→审核是否有本部门物资管理人员的验收,并开具部门验收单、登记办公用品明细帐→专责会计核对本部门预算(超预算拒绝报销)→审核付款审批手续是否齐备→编制记账凭证
借:生产费用---办公费(部门专项)
贷:银行存款或现金(其他应收款) →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗位复核→传档案管理装订归档
注:(1)审核要点:是否有报销部门物资管理人员的验收,并开具部门验收单;是否附明细清单(一般应附实时开具的电脑小票)
(2)不定期抽查由部门登记的办公用品明细帐
(三)、修理费
审核车队核算员传来的车辆运行费用→审核车队核算员辅助账并签章→编制记账凭证
借:生产费用修理费相关明细科目(按部门)
贷:现金/银行存款 →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗位复核→传档案管理装订归档
注:若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。
(2)零星维修
根据行政事务部传来的修理发票→审核发票是否注明修理项目及承担部门(如有承担部门,须部门负责人签字认可)→编制记账凭证
借:管理费用/制造费用修理费相关明细科目
贷:现金/银行存款 →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的'凭证传主管岗位复核→传档案管理装订归档
注:(1)考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修,由行政事务部统一结算,故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。
(四)、赞助费
审核是否附申请报告→审核是否附合法收据→审核是否有受赠部门的签章→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
借:生产费用宣传费赞助费(部门专项)
贷:银行存款现金→传出纳岗
(五)、研究开发费
审核上级部门立项批复的文件→审核可研报告→审核发票→审核付款审批手续是否完备编→编制记账凭证
借:生产费用研究开发费(项目明细科目)
贷:现金/银行存款 →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核→传档案管理装订归档
注:(1)若已通过银行付出款项,应将支票存根与付款审批单匹配。
(六)、无形资产摊销
月末摊销无形资产→编制记账凭证
借:生产费用无形资产摊销
贷:无形资产 →传主管岗复核→传档案管理装订归档
注:无形资产按 年摊销,每月摊销金额
三、营销费用
1、审核月度资金计划
根据宣传部策划的广告投入付款计划及广告合同的执行情况→ 审核宣传部下月资金使用计划→汇总资金计划→报预委会审批
2、审核付款
(1)根据月度资金计划核查付款项目→审核广告合同、发票等→审核“付款审批单”审批手续是否完备→出纳岗付款
(2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证等→编制记账凭证
借:生产费用→营销费
贷:银行存款 →在相应的广告合同上登记付款金额、日期及凭证编号→传主管岗复核
注:(1)首次付款时,需留存一份合同复印件。
(2)付款金额按资金审批管理权限审核批准。
(3)支付广告款时须凭发票,并审核第(4)项下列附件后方可办理,即编制凭证。发票、合同、付款审批单、银行付款凭证必须匹配。
(4)媒体广告须审核发票、报样及监播单等;户外广告(车体、墙体、广告牌等)须审核发票照片等;宣传品、礼品须审核发票、入库单等。
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