英语应用文写作指南
一 信函
英文书信主要分为两大类:私人信函和公务信函。
私人信函是指与朋友、家人之间的往来书信,其内容比较自由,只需包括以下几部分即可:称呼、正文、落款;
公务信函类型多样,应用范围非常广泛,属于正式文体。
此类信函的共同特点是:
1 内容明确,不可漫无目标;
2 言辞诚恳、坦然,不能感情夸张;
3 语言清晰、简洁、有礼。
从形式上侧重考查公务信函,因为只有此类信函才需要用到书面语的正式语体。
二 备忘录
备忘录主要用于公司或部门内部的交流,其主要作用是为雇员传达信息,本公司或部门之外的人一般是看不到的。备忘录一般使用非正式文体,但也可以根据内容及收文人与发文人之间关系而具体决定。例如向上级报道重要事情就需要使用正式的文体。备忘录内容可以采取段落的形式,也可以采用数字编号。
备忘录的结构形式一般包括以下几个部分:
1 信笺上端的公司名称、地址、电话号码等:一般只包括公司名称,地址可以省略; 2 信头包括:To, From, Subject和Date等措词。To后面接收件人姓名、职务等;From后面接备忘录写作者的姓名(注意作者姓名前面不用Dr., Miss, Mr., Ms。之类的称呼);Subject后是备忘录主要内容的概括性小标题;Date后写日期;
3 正文段落:主题下面空两行写正文,不用称呼和结尾礼词;
4 作者姓名首字母写在正文末行空一行的地方;
功能:1 提供会议摘要;2 为主管人员与职员之间的交流提供更便捷的渠道;3 确认电话交流或会面内容。
三 告示与通知
告示、通知之类的`应用文,写作灵活多样,有正式和非正式等多种形式,其目的均为告诉公众某件事或某项活动。文字要求简洁易懂,表达直截了当。这部分又可分为两类,一类是有关部门就某事发出的通知或张贴的告示,此类文件要求结构严谨,用词确切,通常使用比较正式的文体。另一类是关于会议或活动的简单通知,此类文章至少需要包含以下内容:时间、地点、活动内容。
四 便条
便条是一种简短信函,形式比书信简单,多使用非正式文体。内容可包括:时间、收信人、事由、写信人。通常不写发信人地址,开头甚至可以省略Dear等称呼,结尾也可以略去祝贺的话和Yours sincerely等语言。其使用语言特点是通常情况下比一般的信函更接近口语。由于写信人和收信人对互相的情况都十分熟悉,因此一般的客套话均省略。 UNIT Ⅱ 各种信函类型
一 邀请信 (A Letter of Invitation)
邀请信包括宴会、舞会、晚餐、聚会、婚礼等各种邀请信件,形式上大体分为两种:一种为正规的格式(formal correspondence),亦称请柬;一种是非正式格式(informal correspondence),即一般的邀请信。邀请信是在形式上不如请柬那样正规,但也是很考究。书写时应注意:
邀请信一定要将邀请的时间(年、月、日、钟点)、地点、场合写清楚,不能使接信人存在任何疑虑。例如:"I’d like you and Bob to come to Luncheon next Friday. "这句话中所指的是哪个星期五并不明确,所以应加上具体日期"I’d like you and Bob to come to luncheon next Friday, May the fifth."
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