公司合同管理工作注意事项
合同管理工作注意事项
一、合同登记
(一)在合同会签时,先要对草签合同进行审核,其中以下几种情况要事先提出:1.对于购销类、维修类、承揽类的合同应要求甲方单位能够提供增值税发票;2.租赁类合同乙方单位是个人的,必须提供完税凭证;3.最后,所有需要本单位支付押金、保证金、履约保证金,及对方以保函方式要求全额付款的,等等特殊的要求,应及时向本部门经理汇报,避免给公司造成不必要的风险,甚至是损失。审核无误后,依据草签合同先行登记,包括:合同内容、金额、对方单位、有效期间等。具体样式见电子版登记表。
(二)在收到正式合同后,应首先与草签合同登记表核对,把相关合同信息补充完整。例如:合同有效期间、收方单位(合同受益人与合同主体是否一致)、支付方式、其他事项(押金、中标通知书中的内容和价格等)。
已登记的草签合同,一般情况下在当月就可收到正式合同,如当月未收到正式合同,应及时与相关部门(政策研究室)沟通了解合同状态。对于特殊事项的合同,要实时跟进该合同进度。
(三)合同履行情况要及时登记在合同正本上,对于提前终止和已执行完毕的合同也要在合同正本明显位臵标明“提前终止”和终止日期,或“执行完毕”。
二、监督合同履行进度
各类合同的执行情况也各有不同:采购类、承揽类合同应注意支付的时间和比例;工程类合同应按工程进度或比例付款;维修类合同应注意记列成本和付款时期是否一致,记列成本金额和付款金额是否一致;最后还要关注合同执行部门提出的`意见和建议。例:1、购买一套设备签订合同后要支付预付款**%、收到设备后支付**%、验收合同或质保期满后付尾款**%;2、签订一设备一年的维修合同,签订合同后先付80%的,成本记列与付款金额、成本记列间期与付款期间均不一致。
20xx年有部分合同需要相关部门确认后再支付余款:1.同城信息系统二期再付款时要同城分公司确认(对方单位是:深圳市络道科技有限公司,合同号是:JS-11-43#);2.发票开具系统支付余款时需要计财部税管员确认(对方单位是:浪潮齐鲁软件产业有限公司、厦门宏网新软件有限公司,合同号是:JS-11-34#、MM-11-35#)。
每月合同管理员应与制证人员核对成本及实际情况,并做好登记。
三、计算、汇缴印花税
(一)计算印花税
根据税法要求按合同类别计算印花税款。合同中有明确标的额的,按照适用税率计算缴纳。合同中没有明确标的额的,首先按5元从税务管理员领出印花税票后粘贴在合同上,到合同执行期满有明确金额后,按实际发生额计算后再扣减已贴印花税票后,为实缴印花税金额并按汇缴方式上报。
(二)汇缴印花税
每月20日前将上月有明确标的额的合同计算印花税,含已按发生额计算实缴印花税的(合同签订时没有明确金额,在其到期月计算实际缴税金额),合并编入每月的汇缴清单内报税管员。
每年一月另按年编制合同汇总汇缴清单,于当年1月20日前将上年汇总汇缴清单单独报税管员。
四、档案管理
每年6月前将上一年的合同按年汇缴清单装订成册。对已执行完毕的合同按合同类别、年汇缴清单装订,未执行完毕的合同,单独保存,待执行完毕后再装订保存。
五、其他
(一)租赁合同、长期维修合同、长期购销合同等,在支付最后一笔款时,应提醒合同使用人是否续签或另签新合同。
(二)根据合同计提、摊销或预估
对于经济事项已发生或正在进行中的,已收到正式合同,尚未付款的,按实际已发生月份计提。按合同先行付款所属期间是日后的,应依实际成本发生期每月摊销。如果合同正在会签中或其他途径得知,经济事项已发生的,不论金额是否明确,均应按发生期间暂预估入账。特别是在季度末、半年末、年末,更要正确、及时计提、摊销或预估。例:20xx年的补充医疗保险,因1-2月价格等事项未明确,所以3月底按草签合同,及时将1-3月预估入账。
目前正在计提、摊销的合同是:
1、租赁合同:按合同每月计提、摊销房屋租赁和停车位租赁款。
2、其他合同:1.公司(望京大院)物业费季初月付本季度物业服务费,本季度后两个月按月摊销;2.公司保洁员当付计提,次月付款;3.20xx年补充医疗保险按月计提。注意:计提和摊销并不固定,当出现应付未付时可能不应摊销而是计提。
目前暂没有需预估的与合同相关的款项,因此要求合同管理员对符合预估要求的事项,第一时间通知凭证制证人员,制证人员再通知该经济事项的执行部分填写预估表,并根据预估表编制会计凭证。
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