商务英语写作的基本要求

在商务的写作过程中，大家都必须遵循6C原则，6C原则分别是准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy)，下面小编就来为大家详细介绍一下吧!

英语写作的基本要求" title="商务英语写作的基本要求">

　第一条原则：准确(correctness)

从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：阅读人能理解、接受的英语水平;使用精确措词，传达准确信息;正确地使用语法和标点符号;拼写正确。

1.恰当的语言风格

我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。

2.准确的措词和信息

商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。

3.正确的语法和标点符号

常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。

常见的语法错误一般出现在以下几个方面：

(1)主谓之间的一致关系

(2)代词与先行词之间的一致关系

(3)悬垂句

(4)修饰语与被修饰语之间的一致关系

(5)状语的位置

4.正确的'拼写

　　第二条原则：清楚(Clarity)

写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

1.逻辑布局(Logical Organization)

常用的逻辑布局方法包括：

(1)因果关系(Cause & Effect)

(2)时间顺序(Chronological Development)

(3)序列顺序(Sequential Development)

(4)比较(Comparison)

(5)一般到特殊(From General to Specific)

(6)特殊到一般(From Specific to General)

2.合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：

Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

3.统一性与一致性(Unity and Coherence)

一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。

4.强调(Emphasis)

在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。

5.避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)

注意将句中关系紧密的词尽量靠近

　　第三条原则：简洁(Conciseness)

简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。

1.用简洁的语言(Use simple language)

2.少用陈词滥调(Omit trite expressions)

下表列出的是一些常见的陈词滥调：

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

3.避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

4.删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。

5.多使用主动语态的句子结构以明确表达意思

请比较下面两个句子:

Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

Johnsons will pay their accounts next week.

　　第四条原则：具体(Concreteness)

商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。

1.尽可能地提供明确、具体的信息。

2.使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

　　第五条原则：完整(Completeness)

商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

　　第六条原则：礼貌(Courtesy)

商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度

以下是几条有助于礼貌的写作方法：

1.使用礼貌友好的词汇

2.体谅对方的写作态度(You-Attitude)

3.措辞得体(Appropriate Wording)

4.避免使用有性别歧视之嫌的词语

5.及时答复(Timely Response)